Управление временем: основные принципы и инструменты

Управление временем (тайм-менеджмент) — это наука, которая позволяет эффективно планировать и использовать временной ресурс, в зависимости от Ваших целей и приоритетов в жизни. Можно сказать, — это наука, которая помогает тратить время на ГЛАВНОЕ в жизни. В наше время безумных скоростей тайм-менеджмент становится все более востребованным и популярным.

Рассмотрим основанные инструменты тайм-менеджмента. В первую очередь тайм-менеджмент предлагает навести порядок в рабочей неделе. Для этого предлагается разделить все дела на несколько типов:

Жесткие задачи — дела, исполнение которых назначено на заранее определенное точное время дня. Например, «среда, с 15:00 до 17:00», «суббота, 21:00».

Примеры:

• собеседование с соискателем вакансии — четверг, 17:00–18:00;
• поход с детьми в театр — суббота, 18:00-22:00.

Регулярные «жесткие» задачи — встречи, имеющие строго определенную периодичность.

Примеры:

• планерка с подчиненными, каждый понедельник с 11.00 до 12.00;
• телефонная конференция с партнерами в регионах, каждую вторую среду, 15.00.

Для наглядности за жесткими задачами разного рода в календаре принято закреплять цветовые категории. Например, встречи с клиентами — красный цвет, внутренние совещания — синий, личные дела — желтый.

Многодневные события — продолжающиеся несколько дней, но не обязательно требующие личного участия в строго определенное время.

Пример:

• выставка — неплохо бы посетить, но не принципиально, в какой день и в какое время;
• командировка — нужно заранее иметь в виду.

Гибкие задачи - дела, не имеющие жестко определенного момента выполнения, дела нужно выполнить в течение определенного периода или к определённой дате.

Пример:

• проконтролировать подготовку к семинару партнёров, к 20 сентября;
• изучить предложение конкурентов, до конца месяца.

Гибкие задачи — не значит неважные, задача может иметь срок исполнения, более того, она может быть горящей и неотложной. Но у нее нет четкой привязки ко времени, ее можно сделать сегодня и в 11.00 и 13.30 — в любое время.

Для организации логичного и насыщенного рабочего дня применим следующие принципы при работе с гибкими задачами:

• Главные задачи сегодняшнего дня выписывается под цифрой 1;
• Все остальные задачи разбиваются по смыслу.

Благодаря такому разделению в разные моменты рабочего дня можно работать с теми задачами, которые нужны в эти моменты. Такой подход называется «контекстным планированием»: находясь в каком-либо контексте, мы видим список относящихся к нему задач.

Контексты настраиваются для каждого сотрудника, в зависимости от круга задач, которые решает сотрудник.

Примеры возможных контекстов сотрудника:

• подчиненные;
• руководитель;
• клиенты, поставщики, контролирующие органы;
• коллеги, подразделения, группы;
• места;
• проекты;
• семья, друзья, родственники;
• образование.

Рекомендуется создавать не более 5–9 контекстов, из них один — «забронировать» на сегодняшние задачи, второй — на задачи текущей недели.

Подход при планировании дня с использованием контекстного планирования:

• Анализ категории «1-Неделя»: выбираем задачи, которые необходимо выполнить сегодня, переносим в категорию «1-День».
• Анализ категории «1-День»: выбираем значимые задачи, не больше 2–3, присваиваем им высокую важность.
• Анализ календаря на сегодня: подтверждаем актуальность жестких задач. Для этого звоним участникам встречи (или создаем «подтвердить встречи на сегодня» в список гибких задач)
• Если задачи из категории «1-День» достаточно трудоемки — бюджетируем время на их выполнение.

В ходе рабочего дня новые задачи вносим в категорию «1-День», при необходимости им присваиваем высокий приоритет, и бюджетируется время на их выполнение.

Для того чтобы выполнить взятые обязательства, необходимо соблюдать правило: количество запланированного (жесткие задачи) и забюджетированного времени не должно превышать 60 % рабочего дня. Остальное время — это резерв, позволяющий реагировать на непредвиденные обстоятельства.

Выполненные задачи отмечаются, как завершенные. В подходящие моменты дня необходимо заглядывать в контекстные категории — «Клиенты», «Подчиненные», «Шеф» и т. п.

В следующем совете мы рассмотрим, как определить целевую группу для мероприятий/акций и каким образом организовать оповещение целевой группы.