7 Мая 2014

Управление временем: основные принципы и инструменты

Управление временем (тайм-менеджмент) – это наука, которая позволяет эффективно планировать и использовать временной ресурс, в зависимости от Ваших целей и приоритетов в жизни. Можно сказать, - это наука, которая помогает тратить время на ГЛАВНОЕ в жизни. В наше время безумных скоростей тайм-менеджмент становится все более востребованным и популярным.

Рассмотрим основанные инструменты тайм-менеджмента. В первую очередь тайм-менеджмент предлагает навести порядок в рабочей неделе. Для этого предлагается разделить все дела на несколько типов:

Жесткие задачи - дела, исполнение которых назначено на заранее определенное точное время дня. Например, «среда, с 15.00 до 17.00», «суббота, 21.00».

Примеры:

  • собеседование с соискателем вакансии – четверг, 17.00-18.00;
  • поход с детьми в театр – суббота, 18.00-22.00.

Регулярные «жесткие» задачи – встречи, имеющие строго определенную периодичность.

Примеры:

  • планерка с подчиненными, каждый понедельник с 11.00 до 12.00;
  • телефонная конференция с партнерами в регионах, каждую вторую среду, 15.00.

Для наглядности за жесткими задачами разного рода в календаре принято закреплять цветовые категории. Например, встречи с клиентами - красный цвет, внутренние совещания – синий, личные дела – желтый.

Многодневные события – продолжающиеся несколько дней, но не обязательно требующие личного участия в строго определенное время.

Пример:

  • выставка – неплохо бы посетить, но не принципиально, в какой день и в какое время;
  • командировка – нужно заранее иметь в виду.

Гибкие задачи - дела, не имеющие жестко определенного момента выполнения, дела нужно выполнить в течение определенного периода или к определённой дате.

Пример:

  • проконтролировать подготовку к семинару партнёров, к 20 сентября;
  • изучить предложение конкурентов, до конца месяца.

Гибкие задачи – не значит неважные, задача может иметь срок исполнения, более того, она может быть горящей и неотложной. Но у нее нет четкой привязки ко времени, ее можно сделать сегодня и в 11.00 и 13.30 – в любое время.

Для организации логичного и насыщенного рабочего дня применим следующие принципы при работе с гибкими задачами:

  • Главные задачи сегодняшнего дня выписывается под цифрой 1;
  • Все остальные задачи разбиваются по смыслу.

Благодаря такому разделению в разные моменты рабочего дня можно работать с теми задачами, которые нужны в эти моменты. Такой подход называется «контекстным планированием»: находясь в каком-либо контексте, мы видим список относящихся к нему задач.

Контексты настраиваются для каждого сотрудника, в зависимости от круга задач, которые решает сотрудник.

Примеры возможных контекстов сотрудника:

  • Подчиненные;
  • Руководитель;
  • Клиенты, поставщики, контролирующие органы;
  • Коллеги, подразделения, группы;
  • Места;
  • Проекты;
  • Семья, друзья, родственники;
  • Образование.

Рекомендуется создавать не более 5-9 контекстов, из них один - «забронировать» на сегодняшние задачи, второй - на задачи текущей недели.

Подход при планировании дня с использованием контекстного планирования:

  • Анализ категории «1-Неделя»: выбираем задачи, которые необходимо выполнить сегодня, переносим в категорию «1-День».
  • Анализ категории «1-День»: выбираем значимые задачи, не больше 2–3, присваиваем им высокую важность.
  • Анализ календаря на сегодня: подтверждаем актуальность жестких задач. Для этого звоним участникам встречи (или создаем «подтвердить встречи на сегодня» в список гибких задач)
  • Если задачи из категории «1-День» достаточно трудоемки – бюджетируем время на их выполнение.

В ходе рабочего дня новые задачи вносим в категорию «1-День», при необходимости им присваиваем высокий приоритет, и бюджетируется время на их выполнение.

Для того чтобы выполнить взятые обязательства, необходимо соблюдать правило: количество запланированного (жесткие задачи) и забюджетированного времени не должно превышать 60 % рабочего дня. Остальное время – это резерв, позволяющий реагировать на непредвиденные обстоятельства.

Выполненные задачи отмечаются, как завершенные. В подходящие моменты дня необходимо заглядывать в контекстные категории – «Клиенты», «Подчиненные», «Шеф» и т. п.

В следующем совете мы рассмотрим, как определить целевую группу для мероприятий/акций и каким образом организовать оповещение целевой группы.


Персональный менеджер