Управление временем: основные принципы и инструменты
Управление временем (тайм-менеджмент) — это наука, которая позволяет эффективно планировать и использовать временной ресурс, в зависимости от Ваших целей и приоритетов в жизни. Можно сказать, — это наука, которая помогает тратить время на ГЛАВНОЕ в жизни. В наше время безумных скоростей тайм-менеджмент становится все более востребованным и популярным.
Рассмотрим основанные инструменты тайм-менеджмента. В первую очередь тайм-менеджмент предлагает навести порядок в рабочей неделе. Для этого предлагается разделить все дела на несколько типов:
Жесткие задачи — дела, исполнение которых назначено на заранее определенное точное время дня. Например, «среда, с 15:00 до 17:00», «суббота, 21:00».
Примеры:
- собеседование с соискателем вакансии — четверг, 17:00–18:00;
- поход с детьми в театр — суббота, 18:00-22:00.
Регулярные «жесткие» задачи — встречи, имеющие строго определенную периодичность.
Примеры:
- планерка с подчиненными, каждый понедельник с 11.00 до 12.00;
- телефонная конференция с партнерами в регионах, каждую вторую среду, 15.00.
Для наглядности за жесткими задачами разного рода в календаре принято закреплять цветовые категории. Например, встречи с клиентами — красный цвет, внутренние совещания — синий, личные дела — желтый.
Многодневные события — продолжающиеся несколько дней, но не обязательно требующие личного участия в строго определенное время.
Пример:
- выставка — неплохо бы посетить, но не принципиально, в какой день и в какое время;
- командировка — нужно заранее иметь в виду.
Гибкие задачи - дела, не имеющие жестко определенного момента выполнения, дела нужно выполнить в течение определенного периода или к определённой дате.
Пример:
- проконтролировать подготовку к семинару партнёров, к 20 сентября;
- изучить предложение конкурентов, до конца месяца.
Гибкие задачи — не значит неважные, задача может иметь срок исполнения, более того, она может быть горящей и неотложной. Но у нее нет четкой привязки ко времени, ее можно сделать сегодня и в 11.00 и 13.30 — в любое время.
Для организации логичного и насыщенного рабочего дня применим следующие принципы при работе с гибкими задачами:
- Главные задачи сегодняшнего дня выписывается под цифрой 1;
- Все остальные задачи разбиваются по смыслу.
Благодаря такому разделению в разные моменты рабочего дня можно работать с теми задачами, которые нужны в эти моменты. Такой подход называется «контекстным планированием»: находясь в каком-либо контексте, мы видим список относящихся к нему задач.
Контексты настраиваются для каждого сотрудника, в зависимости от круга задач, которые решает сотрудник.
Примеры возможных контекстов сотрудника:
- подчиненные;
- руководитель;
- клиенты, поставщики, контролирующие органы;
- коллеги, подразделения, группы;
- места;
- проекты;
- семья, друзья, родственники;
- образование.
Рекомендуется создавать не более 5–9 контекстов, из них один — «забронировать» на сегодняшние задачи, второй — на задачи текущей недели.
Подход при планировании дня с использованием контекстного планирования:
- Анализ категории «1-Неделя»: выбираем задачи, которые необходимо выполнить сегодня, переносим в категорию «1-День».
- Анализ категории «1-День»: выбираем значимые задачи, не больше 2–3, присваиваем им высокую важность.
- Анализ календаря на сегодня: подтверждаем актуальность жестких задач. Для этого звоним участникам встречи (или создаем «подтвердить встречи на сегодня» в список гибких задач)
- Если задачи из категории «1-День» достаточно трудоемки — бюджетируем время на их выполнение.
В ходе рабочего дня новые задачи вносим в категорию «1-День», при необходимости им присваиваем высокий приоритет, и бюджетируется время на их выполнение.
Для того чтобы выполнить взятые обязательства, необходимо соблюдать правило: количество запланированного (жесткие задачи) и забюджетированного времени не должно превышать 60 % рабочего дня. Остальное время — это резерв, позволяющий реагировать на непредвиденные обстоятельства.
Выполненные задачи отмечаются, как завершенные. В подходящие моменты дня необходимо заглядывать в контекстные категории — «Клиенты», «Подчиненные», «Шеф» и т. п.
В следующем совете мы рассмотрим, как определить целевую группу для мероприятий/акций и каким образом организовать оповещение целевой группы.
