Мои дела

АРМ Мои дела — это интерактивная карта занятости. АРМ реализовано в виде канбан-доски, на которой располагаются дела в виде канбан-карточек. Слово «канбан» переводится с японского как «рекламный щит». Оно пришло с завода Toyota, где так называют систему организации производства. Использование канбан-доски для управления делами описано в книге Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life Джим Бенсон и Тониан Де Мариа Бэрри.

Авторы книги формулируют два главных правила управления личными делами:

1. Нужно визуализировать свой рабочий процесс.
2. Необходимо ограничить количество задач, над которыми вы работаете активно.

Выполнение этих правил позволяет оценить реальную загруженность, чтобы не брать лишние обязательства. А так же учит не распыляться на второстепенные, неважные в данный момент задачи.

Общие принципы работы в АРМ Мои дела

В АРМ отображаются дела пользователя программы. Руководитель подразделения также может просматривать дела своих подчиненных. Более подробно о доступе к данным других пользователей описано в статье «Управление доступом к пользователям по иерархии подразделений».

Рабочая область АРМ разбита на 4 колонки: Входящие, Отложенные, Текущие и Завершенные. В каждой колонке отображаются карточки с описанием дел.

Колонка Входящие содержит следующие дела:

• Входящие электронные письма, которые не были привязаны к документу Интерес клиента/Обращение.
• Телефонные звонки, которые не были привязаны к документу Интерес клиента/Обращение.
• Поручения и задачи бизнес-процессов.
• Сообщения чатов, которые не были привязаны к документу Интерес клиента/Обращение.

Пользователь, работая с колонкой Входящие, переносит дела в соответствующую колонку. При этом для обработки писем, сообщений чатов и звонков автоматически создается личная задача.

Колонка Текущие, кроме принятых в работу дел, также содержит запланированные пользователем дела (личные задачи и документы Интерес клиента/Обращения, находящиеся в работе).

Пользователь, работая в АРМ, откладывает или завершает дела, перенося их из колонки Текущие в колонки Отложенные или Завершенные.

АРМ Мои продажи в режиме Канбан

В АРМ Мои дела пользователь может запланировать новое дело, создав новую личную задачу, поручение, задачу проекта или контрольную точку проекта. Для этого необходимо выполнить команду Создать и выбрать нужное действие.

Создание дел

Поиск в АРМ Мои дела

Строка поиска обеспечивает пользователю при большом количестве дел найти необходимые (в «канбане» будут отображаться только те дела, в карточке которых содержится информация из поисковой строки).

Отображение в АРМ запланированных и просроченных дел

При работе с АРМ можно ограничить период, за который будут отображаться запланированные дела. Для этого нужно выполнить команду Фильтр и выбирать дела, запланированные на сегодня, на ближайшие три дня, неделю, месяц или за все время.

Настройка периода просмотра запланированных дел

Просроченные дела не скрываются, но отображаются ниже запланированных дел.

Отображаемые в АРМ дела можно дополнительно отфильтровать по пользователю системы и Клиенту.

В этой панели пользователь также имеет возможность настроить колонку «Входящие» исходя из своих задач.

Настройки фильтрации отображения

Режим отображения просроченных дел

Дела сортируются по дате выполнения. Вверху оказываются более ранние, а снизу более поздние.

Если просроченных дел много, тогда запланированные дела уже не будут помещаться в видимой области АРМ Мои продажи. В таком случае для быстрого просмотра запланированных дел можно включить режим отображения просроченных дел Внизу . Тогда запланированные дела всегда будут отображаться сверху.

Режим отображения Список

Когда дел много, те, которые находятся в работе, можно посмотреть в виде списка. Для этого необходимо переключить режим отображения, выполнив команду Список. В данном режиме отображаются по хронологии все дела, кроме завершенных.

Дополнительные возможности АРМ Мои дела

При выполнении команды Настроить ширину колонок система предлагает пользователю настроить ширину колонок и изменить форму отображения данной области.

Дополнительные возможности

При выборе команды Виджеты система отобразит/скроет на АРМ Мои дела некоторые статистические данные, которые будут обновляться в реальном времени. Обычно, они служат для наглядности общей статистики по тем или иным показателям, на которые необходимо ориентироваться конкретному пользователю (организации в целом) при работе с Интересами Клиентов.

Виджеты в АРМ Мои дела

В АРМ Мои дела добавлен с релиза 1С:CRM 3.1.32.10 режим «Матрица», предназначенный для упрощения планирования очередности выполнения задач. Он основан на принципах матрицы Эйзенхауэра, которая помогает распределять задачи по приоритетам, разделяя их на четыре категории:

• Важные и срочные — дела, требующие немедленного внимания.
• Важные, но несрочные — стратегические задачи, которые можно запланировать.
• Неважные, но срочные — рутина, которую можно делегировать.
• Неважные и несрочные — задачи с минимальным приоритетом.

АРМ «Мои дела» в режиме «Матрица»

Интерфейс АРМ в режиме «Матрица» делится на четыре интерактивных списка. Пользователи могут перетаскивать задачи между ними, мгновенно меняя их статус. Это упрощает визуализацию приоритетов и ускоряет принятие решений.

Флаги важности и срочности

Для классификации задач в карточки добавлены специальные метки:

• важная — определяет значимость;
• срочная — указывает на сжатые сроки выполнения.

Флаги важности и срочности на краткой форме личной задачи

Флаги автоматически обновляются при перемещении задачи между списками. Например, если перенести задачу в квадрат «Важно и не срочно», система активирует флаг «Важная» и снимет отметку «Срочная».

Гибкие настройки доступа

Изменять флаги и перераспределять задачи в режиме «Матрица» могут следующие пользователи:

• С полными правами.
• С ролью «Разрешить ручную настройку важности и срочности задач (CRM)».

По умолчанию эта роль включена в профиль «Руководитель отдела продаж». Доступен отдельный профиль — «Ручная настройка важности и срочности задач», который позволяет гибко назначать права другим пользователям.

Преимущества режима «Матрица»

Режим удобен тем, что дает:

• Приоритизацию — фокус на задачах, которые действительно влияют на результат.
• Экономию времени — интуитивное управление методом Drag&Drop.

Автоматический расчет важности и срочности задач

Для автоматической приоритизации задач в АРМ «Мои дела» предусмотрен инструмент расчета важности и срочности. Это позволяет системе предлагать пользователям наиболее актуальные задачи, снижая нагрузку, связанную с ручной расстановкой приоритетов.

Настройки расчета важности и срочности задач

Как это работает?

В панели «Органайзер» появились две ключевые опции:

• «Рассчитывать важность и срочность задач автоматически» — активирует интеллектуальный анализ задач.
• «Настроить условия» — открывает гибкий конструктор правил для определения приоритетов.

Настройте критерии — система сделает всё остальное!

В форме настроек вы можете:

• Выбирать параметры задач (сроки, тип, статус) или характеристики связанных объектов (клиенты, проекты, сделки).
• Определять, при каких условиях задача считается важной или срочной. Если критерии не заданы — задача автоматически получает статус «Не важная» или «Не срочная».

Форма настройки расчета важности и срочности задач

Умная иерархия настроек

Правила можно применять на разных уровнях:

1. Персонально — для конкретного пользователя (максимальный приоритет).
2. Для подразделения — настройки действуют как на указанное, так и на подчиненные подразделения.
3. Для всей компании — общие правила по умолчанию для всех.

Система ищет подходящие условия в порядке: пользователь → подразделение → компания. Если для сотрудника нет персональных правил, используются настройки его отдела, а затем — общие.

Автоматизация и ручная корректировка: Обеспечение баланса между контролем и адаптивностью

Установленные вручную значения важности и срочности задач имеют приоритет и не подлежат автоматической перезаписи. Для упрощения возврата к автоматическому расчету в режиме «Матрица» предусмотрена колонка с индикатором, отображающим факт ручной корректировки. Двойное нажатие на индикатор приводит к отмене ручного статуса и последующему пересчету приоритетов в соответствии с текущими алгоритмами.

Отмена ручной установки важности и срочности

Опция ручного редактирования и сброса приоритетов есть у:

• Администраторов системы.
• Пользователей с ролью «Разрешить ручную настройку важности и срочности задач (CRM)».

Почему это нужно вашей команде?

• Экономия времени — автоматическая сортировка задач исключает ручные операции.
• Объективность — алгоритмы исключают человеческую ошибку.
• Адаптивность — правила легко менять под текущие бизнес-процессы.
• Прозрачность — все понимают, почему задача имеет тот или иной приоритет.

Автоматический расчет в «Мои дела» — это ваш персональный ассистент для работы с приоритетами. Переложите рутину на плечи системы!