Для отображения персонализированного контента и рекламных сообщений, а также хранения личных настроек на локальном компьютере веб‑сайт 1crm.ru используют технологию cookie и аналогичные. Продолжив использование наших веб‑сайтов, Вы даете согласие на обработку персональных данных, выражаете согласие с Политикой конфиденциальности 1crm.ru и применением этих технологий.
Быстрый старт Блог

Планирование встреч с клиентами

Тайм-менеджмент в современном мире стал одним из самых популярных инструментов для организации рабочего и личного времени. «Текучка» настолько поглощает все свободные ресурсы, что в таком потоке сложно с первого раза разобраться, что можно отложить, а что нужно было сделать «еще вчера».

Любой менеджер в своей работе оперирует понятиями жестких и гибких задач.

Жесткие задачи — это задачи привязанные к конкретному времени. Например, встреча с клиентом на его территории или внутреннее совещание с директором.

Если жесткую задачу не выполнить в назначенное время — она не будет выполнена в принципе.

Гибкие задачи — не привязаны к конкретному времени, но требуют выполнения к назначенному сроку. Например, отправить коммерческое предложение «к четвергу» или перезвонить клиенту в течение дня.

Гибкая задача может перейти в категорию жесткой, если время, выделенное на ее исполнение, было затянуто, а до дедлайна осталось как раз столько времени, сколько необходимо на ее решение.

Календарь — это основное рабочее место для работы с жесткими задачами. Встречи всегда являются жесткими задачами для менеджера. Рассмотрим два основных сценария планирования встреч (более подробное описание по работе с Календарем читаем здесь).

Планирование внутренней встречи (на территории собственной организации)

Создадим внутреннюю встречу из Календаря:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

По умолчанию вид Взаимодействия — Встреча, состояние — «Запланировано»:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

Заполним:

  • тему встречи (Тема);
  • дату и время встречи (Когда).

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

При включенном признаке «На весь день» Встреча будет запланирована на весь день:

На весь день

При включенном признаке Повторять событие будет открыта форма расписания  для настройки периодичности Встречи:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

Заполним место проведения Встречи (Где), которое используется при проведении встречи на собственной территории (например, для бронирования переговорных):

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

Ниже видно, что на данный день с 11–00 до 13–00 переговорная забронирована:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи<

Соответственно, время необходимо перенести. Выделим свободное время и нажмем Выбрать:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

Будет установлено новое время и место проведения Встречи:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

Ответственным за организацию автоматически устанавливается автор Встречи:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

При необходимости ответственного можно переназначить, нажав на При необходимости ответственного можно переназначить.

Ответственный автоматически появляется в списке Участников:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

При заполнении клиента, с которым планируется встреча, в качестве контакта автоматически заполнится Основное контактное лицо. И данный контакт также появится в списке Участников:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

При необходимости заполним более подробное описание планируемой Встречи, прикрепим файлы, настроим оповещения и укажем категорию:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

Так же можем дополнить/изменить Дополнительные реквизиты. Например, можно привязать Встречу к Интересу или изменить Подразделение:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

Добавим дополнительно Участников:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

По кнопке Подобрать открывается форма подбора пользователей:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

Подобрать пользователей можно по Подразделениям или по Группе пользователей:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

В нижней части формы можно увидеть загрузку на конкретный день по выбранному пользователю:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

При добавлении нового участника через данную форму можно увидеть его загрузку на указанный день, и, нажав кнопку Выбрать, добавить его в список Участников:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

Также участников можно внести по кнопке Добавить:

  • Участник — указывается клиент из справочника Клиенты и его контактное лицо.
  • Пользователь — участник подбирается из справочника Пользователи.
  • Физическое лицо — участник подбирается из справочника Физические лица.
  • Заполнить по подразделению — добавить всех сотрудников подразделения из справочника Подразделения предприятия.

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

Все новые участники встречи добавляются со статусом Статус «Может быть», что означает «Может быть» придет:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

После записи Встречи у сотрудников собственной организации  в календаре появляется Встреча, которую необходимо подтвердить или отклонить.

Если сотрудник подтвердил встречу, его  статус Подтвердил встречу.

Если сотрудник отклонил встречу, статус Отклонил встречу.

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

Организатор встречи может самостоятельно указать статус участника (например, после телефонного звонка участнику):

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

Разошлем всем участникам Встречи письмо на указанный e-mail. Для этого следует нажать Отправить e-mail:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

После заполнения необходимой информации, оповещения участников встречи и получения от них обратной связи, состояние Встречи можем перевести на «В работе»

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

К Встрече прилагается чек лист — те дела, которые должны быть выполнены, пока встреча находится в работе

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

Чек лист настраивается в Виде взаимодействия. Виды взаимодействий есть как предустановленные, так и есть возможность создать новый вид со своим чек листом:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

После того, как чек лист отработан, система предложит завершить взаимодействие: в случае положительного ответа, Встреча будет переведена в состояние «Закрыто» и не будет отображаться в Календаре и на рабочем столе Мои дела участников встречи:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

Планирование внешней встречи (на территории клиента)

Личная встреча с клиентом является эффективным каналом взаимодействия, но данный канал также является и наиболее трудозатратным. Поэтому важно управлять графиком и результативностью встреч с клиентами. Данная задача решается с помощью модуля «Журнал встреч». Модуль позволяет руководителю просматривать недельные планы встреч своих подчиненных, обсуждать планы в чате, согласовывать планы и контролировать их исполнение. Подробнее про данный модуль читаем здесь.

Создадим новый вид взаимодействия — Встреча на территории клиента

В новом виде заполним:

  • наименование;
  • назначение;
  • вид события;
  • признак планировать в журнале встреч  (см. Журнал встреч);
  • длительность встречи по умолчанию;
  • баллы (используются для отчета «Мой автомотиватор»).

Планирование внутренней встречи

Планирование внешней встречи

Создадим шаблон и укажем обязательность/необязательность отметки при работе с чек листом:

Планирование внутренней встречи

Планирование внешней встречи

При выборе данного вида взаимодействия выводится соответствующий ему чек-лист:

Планирование внутренней встречи

Планирование внешней встречи

Внимание! Встреча не может быть переведена в состояние «Закрыто», если нет отметок напротив обязательных к заполнению полей в чек листе.

Заполняем необходимые параметры встречи, добавляем участников и прочую информацию (см. Планирование внутренней встречи):

Планирование внутренней встречи

Планирование внешней встречи

Встреча является внешней: происходит на территории клиента. Поэтому вместо Места проведения необходимо указать Адрес офиса, где будет проходить встреча.

Заполнить Адрес офиса можно двумя способами:

  • выбрать заполненный до этого в карточке клиента Основной адрес для встреч:

Планирование внутренней встречи

Планирование внешней встречи

  • или создать новый адрес при помощи Яндекс.Карт:

Планирование внутренней встречи

Планирование внешней встречи

Планирование внутренней встречи

Планирование внешней встречи

Планирование внутренней встречи

Планирование внешней встречи

Внимание! Создать адрес при помощи Яндекс.Карт возможно только с установленным ключом для доступа к API Яндекс.Карт (см. Подключение к Яндекс.Карты).

Все значимые поля Встречи заполнены, состояние Встречи можно переводить «В работе».

Далее работа осуществляется по аналогии со Встречей внутренней.

Вернуться к списку статей

Помогите улучшить статью

Напишите, какой информации вам
не хватает, и наши специалист
постараются дополнить
Перейти
Подпишитесь на нашу рассылку и получайте последние новости о мероприятиях и обновлениях
Отправляя адрес эл. почты, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности