Иконка
Сайт 1crm.ru использует cookie для персонализации и хранения настроек. Используя сайт, вы соглашаетесь с обработкой персональных данных и Политикой конфиденциальности 1crm.ru.
Быстрый старт Блог
Обновлено

Электронная почта

Почтовый клиент

В эпоху соцсетей и мессенджеров кажется, что век электронной почты заканчивается. Но у электронных писем есть преимущества, которые позволяют им быть актуальными такое продолжительное время:

  • клиенту можно написать электронное письмо зная его адрес, в то время как в соцсетях и мессенджерах начать первым переписку с клиентом бывает затруднительно;
  • клиенты не ждут мгновенной реакции на электронное письмо, поэтому обработка электронной почты выполняется в любое время;
  • в почтовом ящике удобно искать историю переписки с клиентом.

С электронной почтой можно работать непосредственно в системе 1С:CRM. Для этого в решении реализован встроенный почтовый клиент АРМ Почта.

Встроенный почтовый клиент поддерживает протоколы SMTP, IMAP и POP3. Вся переписка с клиентами, контактными лицами и пр. сохраняется непосредственно в информационной базе. Таким образом история переписки с клиентом доступна прямо из карточки клиента или, например, Интереса.

Прежде чем начать работу в почтовом клиенте, необходимо настроить учетную запись. Подробнее об этом в статье «Настройка учетных записей электронной почты».

АРМ Почта можно открыть с помощью команд Главное → Почта, Клиенты → Почта или Органайзер → Почта.

Папки электронных писем

Все письма хранятся в папках. При подключении почтового ящика автоматически создаются папки: «Входящие», «Обработанные», «Черновики», «Исходящие», «Отправленные», «Удаленные», «Нежелательная почта». Эти папки удалить нельзя.

Новые полученные письма попадают в папку «Входящие». Из этой папки при помощи мышки можно переместить письмо в папку «Обработанные», «Удаленные» или «Нежелательная почта». Для сортировки писем по темам нужно создать произвольное количество новых папок. Для перехода к странице редактора папок необходимо:

  • выбрать почтовый ящик в области «Почтовые папки»;
  • открыть контекстное меню (нажатием правой кнопки мыши);
  • выбрать команду Управление папками.

Редактирование почтовых папок
Редактирование почтовых папок

Сопоставление папок

При подключении учетной записи в 1С:CRM система по умолчанию попробует проставить папки. Если при сопоставлении какая-то папка не будет найдена, то система предложит выбрать.

Папки по умолчанию
Сопоставление папки вручную при подключении учетной записи

Пользователь может вручную сделать сопоставление.

Также в системе 1С:CRM добавлена возможность изменить стандартные папки. В настройках учетной записи для каждой папки можно установить соответствие папок и, например, не обязательно, чтобы папка для входящих писем была именно папка «‎Входящие», это может быть и другая папка.

Почтовые папки
Сопоставление папок

Система дает возможность пользователю выполнить гибкую настройку: указать какая папка в программе какую роль будет играть.

Важно!

В системе 1С:CRM поддерживается мультиязычность наименования папок.

Настройка синхронизации почтовых папок

В системе 1С:CRM реализована возможность синхронизации всей структуры почтовых папок и писем между почтовым клиентом и почтовым сервером. При настройке считываются все доступные папки и можно указать — на какие папки подписаться для их синхронизации.

Синхронизация включается в форме учетной записи электронной почты:

Настройка синхронизации почтовых папок
Настройка синхронизации почтовых папок

Изменение расположения писем и папок будет синхронизироваться в обе стороны.

Внимание! Механизм доступен, если учетная запись настроена на использование протокола IMAP.

Потоки доставки электронной почты

Поток — это отдельное регламентное задание по получению и отправке почты.

Потоки в системе 1С:CRM дают возможность запускать доставку почты в 10 раздельных потоках.

Для чего это нужно использование потоков?

Например, есть отдел продаж или отдел сопровождения, для которых необходимо, чтобы письма оперативно доставлялись. А для других отделов достаточно получения почты пару раз в день. Для этого учетные записи разделяются на разные потоки.

Многопоточность позволяет более комфортно организовать работу разных подразделений.

Важно!

Настраивать потоки может пользователь с полными правами (т. е. администратор системы).

Для использования потоков в системе необходимо включить функциональную опцию «‎Использовать потоки доставки электронной почты» (Настройки → Настройки системы → Органайзер → Почта).

Органайзер
Использование потоков в системе

После включения возможности использования потоков все учетные записи по умолчанию будут расположены в первом потоке. Затем администратор может переместить учетные записи в соответствующие потоки, в зависимости от бизнес задач.

Потоки доставки почты
Настройка потоков доставки

Для доставки почты по потокам используется регламентное задание «Получение и отправка электронных писем Поток...». Регламентные задания для потоков включаются автоматически после распределения на них учетных записей.

Регламентные и фоновые задания
Регламентные задания

Удаление писем на почтовом сервере через IMAP

На форме настроек учетной записи электронной почты добавлена настройка Удалять письма на почтовом сервере. По данной настройке, если письмо было удалено в 1С — оно удалится на почтовом сервере при очередной синхронизации писем. Письмо удаляется, если оно помечено в 1С на удаление (не дожидаясь, пока его удалят в 1С физически).

Также помещенные в 1С на удаление письма перестают синхронизироваться с почтовым сервером.

Настройка удаления писем на сервере
Настройка удаления писем на сервере

Также выполнена оптимизация процедуры удаления помеченных на удаление писем, которая занимала много времени на больших объемах почты.

Команды списка писем

Для удобства работы в АРМ Почта в командную панель вынесены основные команды:

Основные команды
Основные команды
Основные команды Ответить на входящее письмо.
Основные команды Ответить всем получателям письма.
Основные команды Переслать текущее письмо.
Основные команды

Принять обращение. Откроется Мастер принятия обращения для создания Интереса. После принятия обращения письмо будет перемещено в папку «Обработанные», если такая настройка установлена в Настройках учетной записи.

Принять обращение
Основные команды

Отклонить обращение. Если в настройках учетной записи установлена галка «Указывать причину отклонения», то при выполнении этой команды нужно будет указать причину, иначе обращение нельзя будет отклонить.

Правила обработки
Основные команды Переместить в папку. При выполнении команды нужно выбрать папку, в которую будет перемещено письмо или группа выделенных писем.
Основные команды Перенаправить другому ответственному.
Основные команды Перенаправить на роль.
Основные команды Установить/снять пометку (пометка важности письма).
Основные команды Снять/установить отметку о прочтении письма.
Основные команды Структура подчиненности документа.

Основные команды — Создать. Для создания Личной задачи, Поручения и Запуска произвольного процесса.

В зависимости от активной папки учетной записи, состав командной панели может меняться.

Пометку важности и отметку о прочтении письма можно установить:

  • используя командную панель;
  • через контекстное меню письма;
  • кликая мышкой в соответствующих ячейках.
Установка пометок
Установка пометок

Список электронных писем можно также сортировать по:

  • важности,
  • признаку прочтения,
  • наличию вложений.
Сортировка писем по признаку прочтения
Сортировка писем по признаку прочтения

Пользователю с правами администратора доступен переход к списку учетных записей электронной почты из АРМ Почта:

Настройка учетных записей
Настройка учетных записей

Персональные настройки пользователя

Персональные настройки пользователя открываются из АРМ Почта.

Персональные настройки пользователя
Персональные настройки пользователя

В персональных настройках указывается:

  • основная учетная запись электронной почты;
  • отправка писем, с помощью регламентного задания или сразу;
  • показ вложений.

Таймаут отметки о прочтении — с помощью этой отметки пользователь может изменить время, через которое в списке писем система пометит выделенное письмо, как прочитанное.

При установке нулевого значения письмо будет считаться прочитанным только после его открытия.

Настройки почты
Настройки почты

В персональных настройках указываются дополнительные настройки по уведомлениям для отправляемых сообщений, а также настраиваются основные подписи учетных записей.

Дополнительные настройки
Дополнительные настройки

В АРМ Почта доступны три режима просмотра:

  • обычный;
  • горизонтальный (удобен при использовании небольших мониторов);
  • вертикальный (удобен при использовании широкоформатных мониторов).
Режим просмотра
Режим просмотра

Команда Просмотр письма включен/отключен отключает и включает просмотр текста писем.

Просмотр текста письма
Просмотр текста письма

Вложения писем отображаются внизу окна с иконками типов файлов (письмо, документ Microsoft Word, PDF-файл и др.) и открываются кликом. Сохраняются все файлы командой Сохранить все вложения.

Работа с вложениями
Работа с вложениями

Для сохранения конкретного вложения используется контекстное меню:

Сохранение конкретного вложения
Сохранение конкретного вложения

Создание нового письма

Для того, чтобы написать новое письмо, нужно выполнить команду Написать.

Создание нового письма
Создание нового письма

В полях «Кому» и «Копия» пользователь указывает начало имени или адреса электронной почты адресата. После короткой паузы программа сама попытается найти получателя среди потенциальных клиентов, клиентов, контактных лиц или пользователей программы. При помощи кнопки «Скрыть/показать получателей письма» можно просмотреть список получателей письма.

Отображение получателей письма
Отображение получателей письма

Когда письмо требуется отправить нескольким получателям, их адреса можно указать через запятую.

Адресная книга

При подборе получателя письма можно воспользоваться Адресной книгой. Для этого нужно использовать кнопку выбора рядом с полем «Кому», «Копия» или «Скрытая копия».

Открытие Адресной книги
Открытие Адресной книги

В Адресной книге выполнить поиск получателя. При выборе нужного получателя его email перенесется в список адресатов.

После выполнения команды ОК информация о выбранных получателях будет перенесена в список получателей электронного письма.

Адресная книга
Адресная книга

В поле «Тема» следует ввести тему письма, а в поле «Описание» — текст письма. В текст письма можно добавить картинки или прикрепить файлы к письму, выполнив команду Добавить вложение.

Создание нового письма
Создание нового письма

Вложения в письмо теперь можно вставлять, используя способ Drag-and-drop.

Также добавлена возможность прикрепления файлов используя табличную часть. Для отображения табличной части нужно выполнить команду Показать вложения таблицей.

Показ вложений
Показ вложений

Табличная часть будет отображаться в правой части письма. Вернуться к отображению вложений списком можно по команде Показать вложения списком.

Показ вложений
Показ вложений

В письмо также можно добавить таблицу и картинку, используя команду Вставка картинки из буфера.

Вставка картинки и таблицы в письмо
Вставка картинки и таблицы в письмо

Изменить стиль текста письма можно с помощью команд, используемых при редактировании текста.

Редактирование текста письма
Редактирование текста письма

Добавлена возможность создания подписи учетной записи по умолчанию в Настройках учетной записи. Подпись учетной записи по умолчанию используется в том случае, когда у пользователя не настроена подпись в его персональных настройках почты.

Использование подписи учетной записи по умолчанию
Использование подписи учетной записи по умолчанию

При создании подписи можно использовать обычный текст или HTML, а также использовать эту подпись в новых письмах.

Создание подписи учетной записи по умолчанию
Создание подписи учетной записи по умолчанию

Для отправки нового письма необходимо выполнить команду Отправить.

Использование шаблонов писем

Шаблоны электронных писем помогают упростить и автоматизировать отправку однотипных писем.

Для выбора шаблона электронного письма нужно в письме выполнить команду Из шаблона и выбрать нужный.

Заполнение из шаблона
Заполнение из шаблона

Как добавить подпись к электронному письму

Для автоматической подстановки подписи в электронные письма необходимо добавить подпись в Персональных настройках пользователя.

Подпись электронного письма
Подпись электронного письма

Получение писем

Система автоматически проверяет почтовые ящики и загружает новые письма (период загрузки почты настраивается администратором в регламентном задании «Получение и отправка электронных писем»). При необходимости можно запустить проверку почтового ящика вручную, для этого нужно выполнить команду Отправить/получить письма.

В подсистеме 1C:CRM реализован механизм блокировки учетных записей — на учетную запись накладывается блокировка в регистре сведений «Заблокированные для получения учетные записи».

Данная блокировка включается автоматически, если по какой-то причине произошел сбой во время выполнения регламентного задания по получению/отправке почты по конкретной учетной записи.

Например, не было связи с почтовым сервером, неверно настроены данные для подключения к учетной записи и т. д. По прошествии 1 часа очередное регламентное задание, по отправке и получению электронных писем, удаляет заблокированную учетную запись из регистра и пробует выполнить получение/отправку повторно.

Если это снова не удается — учетная запись снова помещается в регистр сведений «Заблокированные для получения учетные записи», чтобы не останавливать получение/отправку писем для других учетных записей электронной почты.

Администратор может вручную удалить заблокированную учетную запись из регистра и тем самым включить её снова для отправки/получения писем регламентным заданием.

Получение почты
Получение почты

В АРМ Почта можно получать почту не для всех электронных ящиков, а для конкретных.

Для этого при выполнении команды Отправить/получить письма нужно выбрать конкретный ящик электронной почты.

Получение почты
Получение почты

Для каждого почтового ящика также указывается время последней загрузки почты.

Дата и время загрузки почты
Дата и время загрузки почты

При открытии входящего электронного письма в поле «От» можно увидеть данные отправителя, а при сопоставлении адреса отправителя с клиентом в системе, данные о клиенте отобразятся в поле «Контакт».

В письме также отображаются прикрепленные файлы и картинки.

Входящее электронное письмо
Входящее электронное письмо

Для ответа на входящее электронное письмо нужно использовать команду Ответить. Если в письме несколько получателей и требуется ответить всем, то необходимо использовать команду Ответить всем.

Ответ на входящее письмо
Ответ на входящее письмо

Оповещения о новых письмах

Если необходимо получать оповещения о новых письмах, нужно на форме Персональных настроек пользователя включить оповещение «Оповещать о новых входящих письмах».

Оповещения о новых письмах
Оповещения о новых письмах

Если новых писем будет немного, оповещение будет создано на каждое пришедшее письмо с возможностью быстро перейти к тексту письма. Иначе будет создано одно общее оповещение с указанием количества новых писем и возможностью перейти в АРМ Почта.

Поиск писем и фильтры

В Почте есть возможность поиска писем.

Поиск
Поиск

В почтовом менеджере есть быстрый поиск писем, а также фильтры: «Простой поиск» и «Расширенный поиск».
Быстрый поиск выполняет поиск писем по всем значениям.

Найденное письмо или письма отображаются в списке писем.

Быстрый поиск
Быстрый поиск

Форма простого и расширенного поиска открывается по команде Фильтр.

В форме «Простой поиск» поиск настраивается по периоду, полям: «Отправитель», «Получатель», «Тема», «Текст письма», «Ответственный», только по непрочитанным письмам.

Простой поиск
Простой поиск

В форме «Расширенный поиск» — поиск можно осуществить по указанному периоду, по одному из выбранных полей. Выбрать «Вид сравнения» и прописать значение. А также только по непрочитанным письмам.

Расширенный поиск
Расширенный поиск

Просмотр цепочки писем в переписке

Для просмотра цепочки писем в переписке необходимо воспользоваться командой Структура подчиненности документа.

Просмотр цепочки писем
Просмотр цепочки писем

Как настроить автоматическую сортировку входящих писем

Для сортировки входящих писем по темам можно использовать папки «Обработанные», «Удаленные», «Нежелательная почта» или добавить свои папки. Для того, чтобы входящие письма автоматически попадали в нужную папку необходимо настроить правила обработки. Для этого нужно:

  • выбрать почтовый ящик в области «Почтовые папки»;
  • открыть контекстное меню (нажатием правой кнопки мыши);
  • выбрать команду Создать правила обработки.

Далее выполнить следующие шаги для настройки:

  1. Выбрать папку в поле «Помещать в папку»;
  2. Настроить правила фильтрации;
  3. В поле «Условие» выбрать правило фильтрации.
Настройка правила обработки электронной почты
Настройка правила обработки электронной почты

При выполнении заданных условий письмо автоматически будет распределено в папку, заданную пользователем.

Для применения нового правила к ранее загруженным письмам необходимо:

  • выбрать почтовый ящик;
  • открыть контекстное меню;
  • выполнить команду Применить правила обработки;
  • выбрать правило обработки, папку, и нажать Применить.
Вернуться к списку статей

Помогите улучшить статью

Напишите, какой информации вам
не хватает, и наши специалист
постараются дополнить
Перейти
Подпишитесь на нашу рассылку и получайте последние новости о мероприятиях и обновлениях
Отправляя адрес эл. почты, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности