Электронная почта

• Почтовый клиент
• Папки электронных писем
• Потоки доставки электронной почты
• Удаление писем на почтовом сервере через IMAP
• Команды списка писем
• Персональные настройки пользователя
• Создание нового письма
• Получение писем
• Оповещения о новых письмах
• Поиск писем и фильтры
• Просмотр цепочки писем в переписке
• Как настроить автоматическую сортировку входящих писем

Почтовый клиент

В эпоху соцсетей и мессенджеров кажется, что век электронной почты заканчивается. Но у электронных писем есть преимущества:

• клиенту можно написать, зная его адрес, в соцсетях и мессенджерах начать первым переписку с клиентом бывает затруднительно;
• клиенты не ждут мгновенной реакции на email, поэтому обработка электронной почты выполняется в любое время;
• в почтовом ящике удобно искать историю переписки с клиентом.

С электронной почтой можно работать в системе 1С:CRM. Для этого в решение встроен почтовый клиент АРМ Почта.

Встроенный почтовый клиент поддерживает протоколы SMTP, IMAP и POP3. Переписка с клиентами, контактными лицами сохраняется в информационной базе. История переписки с клиентом доступна из карточки клиента или Интереса.

Прежде чем начать работу в почтовом клиенте, необходимо настроить учетную запись. Подробнее в статье «Настройка учетных записей электронной почты».

АРМ Почта открывается с помощью команд Главное → Почта, Клиенты → Почта или Органайзер → Почта.

Папки электронных писем

Все письма хранятся в папках. При подключении почтового ящика автоматически создаются папки: «Входящие», «Обработанные», «Черновики», «Исходящие», «Отправленные», «Удаленные», «Нежелательная почта». Эти папки удалить нельзя.

Новые полученные письма попадают в папку «Входящие». Отсюда можно переместить письмо в папку «Обработанные», «Удаленные» или «Нежелательная почта». Для сортировки писем по темам нужно создать новые папки. Для перехода к странице редактора папок:

• выберите почтовый ящик в области «Почтовые папки»;
• откройте контекстное меню (нажатием правой кнопки мыши);
• выберите команду Управление папками.

Сопоставление папок

При подключении учетной записи в 1С:CRM система по умолчанию попробует сопоставить папки. Если при этом какая-то папка не будет найдена, она предложит их выбрать.

Также в системе 1С:CRM изменяются стандартные папки. В настройках учетной записи для каждой папки можно установить соответствие папок и переименовать их.

Система дает возможность пользователю выполнить гибкую настройку: указать какая папка в программе какую роль будет играть.

Важно!

В системе 1С:CRM поддерживается мультиязычность наименования папок.

Настройка синхронизации почтовых папок

В системе 1С:CRM синхронизируется вся структура папок и писем между почтовым клиентом и  сервером. При настройке считываются все доступные папки и можно указать — на какие папки подписаться для их синхронизации.

Синхронизация включается в форме учетной записи электронной почты:

Изменение расположения писем и папок будет синхронизироваться в обе стороны.

Внимание! Механизм доступен, если учетная запись настроена на использование протокола IMAP.

Потоки доставки электронной почты

Поток — отдельное регламентное задание по получению и отправке почты.

Доставку почты в системе 1С:CRM можно запустить в 10 раздельных потоках.

Для чего это нужно?

Для отдела продаж или сопровождения необходимо, чтобы письма быстро доставлялись. А для других отделов достаточно получения почты пару раз в день. Для этого учетные записи разделяются на разные потоки.

Многопоточность позволяет комфортно организовать работу разных подразделений.

Важно!

Настраивать потоки может пользователь с полными правами (администратор системы).

Для использования потоков в системе необходимо включить опцию «‎Использовать потоки доставки электронной почты» (Настройки → Настройки системы → Органайзер → Почта).

После включения опции все учетные записи по умолчанию будут расположены в первом потоке. Затем администратор может переместить учетные записи в нужные потоки, в зависимости от бизнес задач.

Для доставки почты по потокам используется регламентное задание «Получение и отправка электронных писем Поток...». Регламентные задания для потоков включаются автоматически после распределения на них учетных записей.

Удаление писем на почтовом сервере через IMAP

На форме настроек учетной записи электронной почты добавлена настройка Удалять письма на почтовом сервере. По данной настройке, если письмо было удалено в 1С — оно удалится на почтовом сервере при очередной синхронизации писем. Письмо удаляется, если оно помечено в 1С на удаление (не дожидаясь, пока его удалят в 1С физически).

Также помещенные в 1С на удаление письма перестают синхронизироваться с почтовым сервером.

Также выполнена оптимизация процедуры удаления помеченных на удаление писем, которая занимала много времени на больших объемах почты.

Команды списка писем

Для удобства работы в АРМ Почта в командную панель вынесены основные команды:

	Ответить на входящее письмо.
	Ответить всем получателям письма.
	Переслать текущее письмо.
	Принять обращение. Откроется Мастер принятия обращения для создания Интереса. Письмо будет перемещено в папку «Обработанные», если такая настройка установлена в Настройках учетной записи.
	Отклонить обращение. Если в настройках учетной записи установлена галка «Указывать причину отклонения», обращение невозможно будет отменить, не написав причину.
	Переместить в папку. При выполнении команды нужно выбрать папку, в которую будет перемещено письмо или группа выделенных писем.
	Перенаправить другому ответственному.
	Перенаправить на роль.
	Установить/снять пометку важности письма.
	Снять/установить отметку о прочтении письма.
	Структура подчиненности документа.

— Для создания Личной задачи, Поручения и Запуска произвольного процесса.

В зависимости от активной папки учетной записи, состав командной панели может меняться.

Пометку важности и отметку о прочтении письма можно установить:

• используя командную панель;
• через контекстное меню письма;
• кликая мышкой в соответствующих ячейках.

Электронные письма можно также сортировать по:

• важности,
• признаку прочтения,
• наличию вложений.

Пользователю с правами администратора доступен переход к списку учетных записей электронной почты из АРМ Почта:

Персональные настройки пользователя

Персональные настройки пользователя открываются из АРМ Почта.

В персональных настройках указывается:

• основная учетная запись электронной почты;
• отправка писем, с помощью регламентного задания или сразу;
• показ вложений.

Таймаут отметки о прочтении — пользователь может изменить время, через которое система пометит выделенное письмо, как прочитанное.

При установке нулевого значения письмо будет считаться прочитанным только после открытия.

В персональных настройках указываются дополнительные настройки по уведомлениям для отправляемых сообщений, а также основные подписи учетных записей.

В АРМ Почта доступны три режима просмотра:

• обычный;
• горизонтальный (удобен при использовании небольших мониторов);
• вертикальный (удобен при использовании широкоформатных мониторов).

Команда Просмотр письма включен/отключен отключает и включает просмотр текста писем.

Вложения писем отображаются внизу окна с иконками типов файлов (письмо, документ Microsoft Word, PDF-файл) и открываются кликом. Сохраняются все файлы командой Сохранить все вложения.

Для сохранения конкретного вложения используется контекстное меню:

Создание нового письма

Для того, чтобы написать новое письмо, нужно выполнить команду Написать.

В полях «Кому» и «Копия» пользователь указывает начало имени или адреса электронной почты адресата. Программа сама попытается найти получателя среди потенциальных клиентов, клиентов, контактных лиц или пользователей программы. При помощи кнопки «Скрыть/показать получателей письма» можно просмотреть список получателей письма.

Когда письмо требуется отправить нескольким получателям, их адреса можно указать через запятую.

Адресная книга

При подборе получателя письма можно воспользоваться Адресной книгой. Для этого нужно использовать кнопку выбора рядом с полем «Кому», «Копия» или «Скрытая копия».

В Адресной книге выполнить поиск получателя. При выборе нужного получателя его email перенесется в список адресатов.

После выполнения команды ОК информация о выбранных получателях будет перенесена в список получателей электронного письма.

В поле «Тема» следует ввести тему письма, а в поле «Описание» — текст письма. В текст письма можно добавить картинки или прикрепить файлы к письму, выполнив команду Добавить вложение.

Вложения в письмо теперь можно вставлять, используя способ Drag-and-drop.

Добавлена возможность прикрепления файлов при помощи табличной части. Для отображения табличной части нужно выполнить команду Показать вложения таблицей.

Табличная часть будет отображаться в правой части письма. Вернуться к отображению вложений списком можно по команде Показать вложения списком.

В письмо можно добавить таблицу и картинку, используя команду Вставка картинки из буфера.

Изменить стиль текста письма можно с помощью команд для редактирования.

Можно создать подпись по умолчанию в Настройках учетной записи. Подпись учетной записи по умолчанию используется в том случае, когда у пользователя не настроена подпись в его персональных настройках почты.

При создании подписи можно использовать обычный текст или HTML, а также использовать её в новых письмах.

Для отправки нового письма необходимо выполнить команду Отправить.

Использование шаблонов писем

Шаблоны помогают упростить и автоматизировать отправку однотипных писем.

В письме выполните команду Из шаблона и выберите нужный.

Как добавить подпись к электронному письму

Для автоматической подстановки подписи в электронные письма необходимо добавить подпись в Персональных настройках пользователя.

Получение писем

Система автоматически проверяет почтовые ящики и загружает новые письма (период загрузки почты настраивается администратором в регламентном задании «Получение и отправка электронных писем»). При необходимости можно запустить проверку почтового ящика вручную, для этого нужно выполнить команду Отправить/получить письма.

В подсистеме 1C:CRM реализован механизм блокировки учетных записей — накладывается блокировка в регистре сведений «Заблокированные для получения учетные записи».

Данная блокировка включается автоматически, если по какой-то причине произошел сбой во время выполнения регламентного задания по получению/отправке почты по конкретной учетной записи.

Например, не было связи с почтовым сервером, неверно настроены данные для подключения к учетной записи. По прошествии 1 часа очередное регламентное задание, удаляет заблокированную учетную запись из регистра и пробует выполнить получение/отправку письма повторно.

Если это не удается — учетная запись снова помещается в регистр сведений «Заблокированные для получения учетные записи», чтобы не останавливать получение/отправку писем для других учетных записей электронной почты.

Администратор может вручную удалить заблокированную учетную запись из регистра и тем самым включить её снова для отправки/получения писем регламентным заданием.

В АРМ Почта можно получать почту не для всех электронных ящиков, а для конкретных.

Для этого при выполнении команды Отправить/получить письма нужно выбрать конкретный ящик электронной почты.

Для каждого почтового ящика также указывается время последней загрузки почты.

При открытии входящего электронного письма в поле «От» можно увидеть данные отправителя. При сопоставлении адреса отправителя с клиентом в системе, данные о клиенте отобразятся в поле «Контакт».

В письме отображаются прикрепленные файлы и картинки.

Для ответа на входящее электронное письмо нужно использовать команду Ответить. Если в письме несколько получателей используйе команду Ответить всем.

Оповещения о новых письмах

На форме Персональных настроек пользователя можно включить функцию «Оповещать о новых входящих письмах».

Если новых писем будет немного, оповещение будет создано на каждое пришедшее письмо с возможностью быстро перейти к тексту письма. Если много будет создано одно общее оповещение с указанием количества новых писем и возможностью перейти в АРМ Почта.

Поиск писем и фильтры

В Почте есть возможность поиска писем.

В почтовом менеджере есть быстрый поиск писем, а также фильтры: «Простой поиск» и «Расширенный поиск».
Быстрый выполняет поиск писем по всем значениям.

Найденное письмо или письма отображаются в списке писем.

Форма простого и расширенного поиска открывается по команде Фильтр.

В форме «Простой поиск» поиск настраивается по периоду, полям: «Отправитель», «Получатель», «Тема», «Текст письма», «Ответственный», только по непрочитанным письмам.

В форме «Расширенный поиск» — поиск можно осуществить по указанному периоду, по одному из выбранных полей. Выбрать «Вид сравнения» и прописать значение. А также только по непрочитанным письмам.

Просмотр цепочки писем в переписке

Для просмотра цепочки писем в переписке необходимо воспользоваться командой Структура подчиненности документа.

Как настроить автоматическую сортировку входящих писем

Для сортировки входящих писем по темам можно использовать папки «Обработанные», «Удаленные», «Нежелательная почта» или добавить свои папки. Для того, чтобы входящие письма автоматически попадали в нужную папку необходимо настроить правила обработки. Для этого нужно:

• выбрать почтовый ящик в области «Почтовые папки»;
• открыть контекстное меню (нажатием правой кнопки мыши);
• выбрать команду Создать правила обработки.

Далее выполнить следующие шаги для настройки:

1. Выбрать папку в поле «Помещать в папку»;
2. Настроить правила фильтрации;
3. В поле «Условие» выбрать правило фильтрации.

При выполнении заданных условий письмо автоматически будет распределено в нужную папку.

Для применения нового правила к ранее загруженным письмам необходимо:

• выбрать почтовый ящик;
• открыть контекстное меню;
• выполнить команду Применить правила обработки;
• выбрать правило обработки, папку, и нажать Применить.