План-факт доходов и расходов по проектам

Бюджет проекта — это детальный план доходов и расходов, необходимых для его успешного выполнения. Он показывает, как будут распределены финансовые средства: на выполнение задач, проведение мероприятий, приобретение материалов или услуг, аренду оборудования.

Бюджет просчитывает риски: он показывает структуру расходов, помогает соотнести цели с возможностями и оценить, стоит ли запускать проект.

Бюджет реализации проекта позволяет контролировать расходы и сравнивать фактические затраты с запланированными, а также держать в курсе заинтересованные стороны.

Статьи доходов и расходов проектов

Статьи доходов и расходов проектов используются как для планирования, так и для отражения фактических сумм доходов или расходов по проектам.

Для статей, помимо наименования, важно указать её тип: «Доход» или «Расход».

Форма элемента справочника «Статьи доходов и расходов проектов»

Помимо ручного ввода, в объединенных решениях в списке статей проектов добавлены команды для подбора из типовых статей доходов и расходов. Это позволяет быстро наполнить новый справочник подходящими для учета проектов статьями.

Список статей доходов и расходов проектов

АРМ «Учет доходов и расходов по проектам»

Ввод плановых и фактических доходов и расходов в разрезе этапов проекта осуществляется в едином АРМ «Учет доходов и расходов по проектам».

Все данные в АРМ вводятся и записываются в рамках выбранного проекта.

Есть два режима работы: «План» и «Факт». В них можно в разрезе этапов проекта вводить данные по расходам и доходам. Но между ними есть некоторые отличия.

Режим «План»

Руководитель проекта составляет бюджет проекта в разрезе его этапов и с необходимой детализацией, описывает по статьям планируемые доходы и расходы.

АРМ «Учет доходов и расходов по проектам» в режиме «План»

В каждой строке плана проекта указывается статья доходов или расходов, сумма и валюта. По умолчанию подставляется валюта управленческого учета, но можно указать любую другую. Итоговая сумма всегда рассчитывается в валюте управленческого учета.

Строки окрашены разными цветами для наглядности, какая статья указана: доход или расход.

По кнопке «Записать» сохраняются промежуточные или итоговые результаты планирования. Данные остаются в документе «Доходы и расходы по проекту», который при проведении пересчитывает суммы по статьям в валюту управленческого учета.

Режим «Факт»

Содержит дополнительные возможности.

Фактические данные по статьям вводятся не только вручную, но и заполняются по документам. По команде «Типы документов» в панели отборов открывается настройка списка документов. Состав документов можно гибко настроить, подобрав нужные типы документов и указав, из какого числового реквизита будет извлекаться сумма.

Настройка списка видов документов

Есть отбор по периоду, клиенту и «По реквизитам договора». В рамках проекта может быть оформлен один или несколько договоров — и они являются «сквозной аналитикой» в большинстве документов. А сам проект не является такой аналитикой в документах. Поэтому в договоры были добавлены реквизиты «Проект» и «Этап». Они позволят отобрать только те документы, которые связаны с проектом через договор(ы).

При отнесении документа к какому-либо этапу, он скрывается из общего списка документов. Строку с документом можно скопировать несколько раз на различные этапы, указав разные статьи и суммы. Главное условие — общая сумма по строкам не должна превышать сумму документа.

АРМ «Учет доходов и расходов по проектам» в режиме «Факт»

Команда «Заполнить статью» позволяет для нескольких документов разом установить нужную статью.

Отчет «Доходы и расходы по проектам»

Для анализа плана проекта и отраженных фактических доходов и расходов служит отчет «Доходы и расходы по проектам».

Отчет «Доходы и расходы по проектам»

Отчет показывает все введенные по проекту плановые и фактические доходы и расходы. Он позволяет:

• Увидеть расхождение плановых данных с фактическими по каждой статье.
• Посмотреть сумму по распределенным на каждый этап статьям.
• Увидеть плановую и реальную разницу между доходами и расходами и понять, прибыльный проект или убыточный.

В отчет выводятся все этапы проекта, независимо от наличия на них данных. Так вы увидете, какие разделы еще не заполнены или заполнены не полностью.