Планирование встреч с клиентами

Тайм-менеджмент в современном мире стал одним из самых популярных инструментов для организации рабочего и личного времени. «Текучка» настолько поглощает все свободные ресурсы, что в таком потоке сложно с первого раза разобраться, что можно отложить, а что нужно было сделать «еще вчера».

Любой менеджер в своей работе оперирует понятиями жестких и гибких задач.

Жесткие задачи — это задачи привязанные к конкретному времени. Например, встреча с клиентом на его территории или внутреннее совещание с директором.

Если жесткую задачу не выполнить в назначенное время — она не будет выполнена в принципе.

Гибкие задачи — не привязаны к конкретному времени, но требуют выполнения к назначенному сроку. Например, отправить коммерческое предложение «к четвергу» или перезвонить клиенту в течение дня.

Гибкая задача может перейти в категорию жесткой, если время, выделенное на ее исполнение, было затянуто, а до дедлайна осталось как раз столько времени, сколько необходимо на ее решение.

Календарь — это основное рабочее место для работы с жесткими задачами. Встречи всегда являются жесткими задачами для менеджера. Рассмотрим два основных сценария планирования встреч (более подробное описание по работе с Календарем читаем здесь).

Планирование внутренней встречи (на территории собственной организации)

Создадим внутреннюю встречу из Календаря:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

По умолчанию вид Взаимодействия — Встреча, состояние — «Запланировано»:

Планирование внутренней встречи

Заполним:

• тему встречи (Тема);
• дату и время встречи (Когда).

Планирование внутренней встречи

При включенном признаке «На весь день» Встреча будет запланирована на весь день:

При включенном признаке  будет открыта форма расписания  для настройки периодичности Встречи:

Планирование внутренней встречи

Заполним место проведения Встречи (Где), которое используется при проведении встречи на собственной территории (например, для бронирования переговорных):

Планирование внутренней встречи

Ниже видно, что на данный день с 11–00 до 13–00 переговорная забронирована:

Планирование внутренней встречи<

Соответственно, время необходимо перенести. Выделим свободное время и нажмем Выбрать:

Планирование внутренней встречи

Будет установлено новое время и место проведения Встречи:

Планирование внутренней встречи

Ответственным за организацию автоматически устанавливается автор Встречи:

Планирование внутренней встречи

При необходимости ответственного можно переназначить, нажав на .

Ответственный автоматически появляется в списке Участников:

Планирование внутренней встречи

При заполнении клиента, с которым планируется встреча, в качестве контакта автоматически заполнится Основное контактное лицо. И данный контакт также появится в списке Участников:

Планирование внутренней встречи

При необходимости заполним более подробное описание планируемой Встречи, прикрепим файлы, настроим оповещения и укажем категорию:

Планирование внутренней встречи

Так же можем дополнить/изменить Дополнительные реквизиты. Например, можно привязать Встречу к Интересу или изменить Подразделение:

Планирование внутренней встречи

Добавим дополнительно Участников:

Планирование внутренней встречи

По кнопке Подобрать открывается форма подбора пользователей:

Планирование внутренней встречи

Подобрать пользователей можно по Подразделениям или по Группе пользователей:

Планирование внутренней встречи

В нижней части формы можно увидеть загрузку на конкретный день по выбранному пользователю:

Планирование внутренней встречи

При добавлении нового участника через данную форму можно увидеть его загрузку на указанный день, и, нажав кнопку Выбрать, добавить его в список Участников:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

Также участников можно внести по кнопке Добавить:

• Участник — указывается клиент из справочника Клиенты и его контактное лицо.
• Пользователь — участник подбирается из справочника Пользователи.
• Физическое лицо — участник подбирается из справочника Физические лица.
• Заполнить по подразделению — добавить всех сотрудников подразделения из справочника Подразделения предприятия.

Планирование внутренней встречи

Все новые участники встречи добавляются со статусом , что означает «Может быть» придет:

Планирование внутренней встречи

После записи Встречи у сотрудников собственной организации  в календаре появляется Встреча, которую необходимо подтвердить или отклонить.

Если сотрудник подтвердил встречу, его  статус .

Если сотрудник отклонил встречу, статус .

Планирование внутренней встречи

Организатор встречи может самостоятельно указать статус участника (например, после телефонного звонка участнику):

Планирование внутренней встречи

Разошлем всем участникам Встречи письмо на указанный e-mail. Для этого следует нажать Отправить e-mail:

Планирование внутренней встречи

Планирование внутренней встречи

После заполнения необходимой информации, оповещения участников встречи и получения от них обратной связи, состояние Встречи можем перевести на «В работе»

Планирование внутренней встречи

К Встрече прилагается чек лист — те дела, которые должны быть выполнены, пока встреча находится в работе

Планирование внутренней встречи

Чек лист настраивается в Виде взаимодействия. Виды взаимодействий есть как предустановленные, так и есть возможность создать новый вид со своим чек листом:

Планирование внутренней встречи

После того, как чек лист отработан, система предложит завершить взаимодействие: в случае положительного ответа, Встреча будет переведена в состояние «Закрыто» и не будет отображаться в Календаре и на рабочем столе Мои дела участников встречи:

Планирование внутренней встречи

Планирование внешней встречи (на территории клиента)

Личная встреча с клиентом является эффективным каналом взаимодействия, но данный канал также является и наиболее трудозатратным. Поэтому важно управлять графиком и результативностью встреч с клиентами. Данная задача решается с помощью модуля «Журнал встреч». Модуль позволяет руководителю просматривать недельные планы встреч своих подчиненных, обсуждать планы в чате, согласовывать планы и контролировать их исполнение. Подробнее про данный модуль читаем здесь.

Создадим новый вид взаимодействия — Встреча на территории клиента

В новом виде заполним:

• наименование;
• назначение;
• вид события;
• признак планировать в журнале встреч  (см. Журнал встреч);
• длительность встречи по умолчанию;
• баллы (используются для отчета «Мой автомотиватор»).

Планирование внешней встречи

Создадим шаблон и укажем обязательность/необязательность отметки при работе с чек листом:

Планирование внешней встречи

При выборе данного вида взаимодействия выводится соответствующий ему чек-лист:

Планирование внешней встречи

Внимание! Встреча не может быть переведена в состояние «Закрыто», если нет отметок напротив обязательных к заполнению полей в чек листе.

Заполняем необходимые параметры встречи, добавляем участников и прочую информацию (см. Планирование внутренней встречи):

Планирование внешней встречи

Встреча является внешней: происходит на территории клиента. Поэтому вместо Места проведения необходимо указать Адрес офиса, где будет проходить встреча.

Заполнить Адрес офиса можно двумя способами:

• выбрать заполненный до этого в карточке клиента Основной адрес для встреч:

Планирование внешней встречи

• или создать новый адрес при помощи Яндекс.Карт:

Планирование внешней встречи

Планирование внешней встречи

Планирование внешней встречи

Внимание! Создать адрес при помощи Яндекс.Карт возможно только с установленным ключом для доступа к API Яндекс.Карт (см. Подключение к Яндекс.Карты).

Все значимые поля Встречи заполнены, состояние Встречи можно переводить «В работе».

Далее работа осуществляется по аналогии со Встречей внутренней.