Отсутствие сотрудников. Временная передача дел и прав доступа

В 1С:CRM для полной передачи дел другому ответственному используется обработка «Передача текущих дел другому ответственному».

Подробнее можно прочитать в статье Передача запланированных дел новому сотруднику.

Для  временной передачи дел, а также регистрации временного отсутствия сотрудника без передачи дел, в 1С:CRM используется документ Отсутствие сотрудника, который можно открыть из раздела Органайзер — Документы — Отсутствие сотрудника. Воспользоваться данным документом могут все пользователи, имеющие права — Базовые права(CRM).

Форму списка документов Отсутствие сотрудника также возможно вынести на Универсальный рабочий стол для быстрого доступа к нему.

В документе необходимо заполнить ряд реквизитов.

Сотрудник: допускается выбирать:

• Пользователей подразделений, которые находятся по иерархии вниз относительно подразделения текущего пользователя.
• Всех пользователей, кроме пользователей с полными правами, при наличии у текущего пользователи доступной роли Передача дел ответственному (CRM).
• Всех пользователей, в том числе с полными правами, при наличии у текущего пользователя доступной роли Полные права.

Причина отсутствия: выбирается один из вариантов отсутствия — например, отпуск, болезнь командировка и т. д.

Замещающий сотрудник: возможно выбрать любого пользователя в системе.

Период отсутствия: следует выбрать даты отсутствия сотрудника.

Проведение документа при заполненном реквизите Состояние в значение Утверждено автоматически передает дела от указанного сотрудника его заменяющему на период отсутствия.

Для контроля согласования отсутствия сотрудников для документа Отсутствие сотрудника рекомендуется настроить бизнес-процесс согласования отсутствия с типом Процесс объекта и указать в бизнес-процессе реквизит Состояние документа.

Форма настройки бизнес-процесса с типом Процесс объекта

Документ Отсутствие сотрудника с запущенным бизнес-процессом по нему

Важно! При проведении документа в других состояниях — дела не передаются.

При передаче дел, замещающий сотрудник получает:

• отображение в АРМах Мои продажи | Мои дела | Поддержка | Календарь всех задач и документов сотрудника, который передал ему дела с возможностью их просмотра/редактирования. Новые задачи и документы в этих АРМах также будут отображаться у замещающего сотрудника;
• все недостающие права в решении, которые имеет отсутствующий сотрудник;
• уровни доступа к клиентской базе, которые имеет отсутствующий сотрудник;
• включение во все Роли, в которые входит отсутствующий сотрудник;
• права доступа на все учетные записи электронной почты и мессенджеров, в которые включен отсутствующий сотрудник.

В день начала отсутствия, замещающему сотруднику придет оповещение об этом согласно его персональным настройкам для вида оповещений Оповещать о новых задачах бизнес-процессов и взаимодействиях.

После окончания срока передачи дел замещающему сотруднику, регламентное задание Завершение отсутствия сотрудников автоматически забирает у замещающего сотрудника все ранее выданные дела, права и уровни доступа к клиентам.

В случае отсутствия сотрудника, информация об этом отображается на Универсальном рабочем столе сотрудника с возможностью ручного завершения передачи дел, до окончания срока отсутствия.

Другие пользователи получают информацию об отсутствии сотрудника при работе со списком пользователей:

И при быстром выборе пользователя в различных документах: