Формирование и печать коммерческих предложений

• Реализация печатных форм в формате .doc
• Пример редактирования шаблона
• Реализация печатных форм в формате .html
• Пример редактирования шаблона
• Печать Коммерческого предложения и Договора из Интереса

Помимо быстрых сделок существуют такие, которые требуют согласования с клиентом товарных позиций или услуг, вариантов комплектаций, скидок по ним и условий продаж. Для этого процесса используется документ «Коммерческое предложение».

В системе 1С:CRM используются макеты печатных форм, созданные из шаблонов MS Word, OpenOffice и HTML-макеты. В дистрибутив 1С:CRM уже входят по семь печатных форм для «Коммерческих предложений» и «Интересов» — четыре шаблона «Коммерческого предложения» и три для формирования договора с клиентом (форматов .doc, .html, .odt и .mxl). Также поддерживается возможность добавления произвольного числа дополнительных макетов в любом из форматов, в том числе и в виде обработок с произвольным алгоритмом формирования печатной формы.  

Макеты печатных форм позволяют:

• Менеджеру — сократить временные издержки по работе с оформлением данного документа и с клиентом в целом. При заполнении товаров и услуг в интересе клиента, благодаря ранее созданному макету в HTML-формате, он сможет отправить Коммерческое предложение клиенту в три клика. (Процесс отправки указан на рисунках «Быстрый процесс отправки Коммерческого предложения клиенту»).
• Клиенту — удобно визуализировать данный документ и открыть его на любом устройстве, которое окажется под рукой, а также оперативно среагировать (утвердить или передать на правки) и принять в обработку.

Учитывая рассмотренные факты и то, что для формирования макетов печатных форм не нужно обладать специальными навыками в программировании, можно сделать вывод, что механизм добавления пользовательских печатных форм является удобным в использовании и полезным инструментом.

Быстрый процесс отправки Коммерческого предложения клиенту

Быстрый процесс отправки Коммерческого предложения клиенту

Быстрый процесс отправки Коммерческого предложения клиенту

Реализация печатных форм в формате .doc

К сведению: реализация печатных форм в формате .odt (OpenOffice) производится по аналогии.

Добавление пользовательских тегов

В шаблоне коммерческого предложения MS Word используются «теги». Тег — название переменной, заключенной в специальные символы. При формировании печатной формы программа выполняет поиск по переменным и подставляет вместо них данные, которые соответствуют переменной.  Таким образом формируется текст, в который подставляются данные, выбранные ранее в документе. В 1С:CRM добавлены теги, поставляемые в решении по-умолчанию. В тоже время можно изменить или добавить собственные теги для дальнейшего использования при формировании печатных форм. Тег создается в справочнике «Шаблоны Автотекста» («Настройки» — «НСИ» — «Шаблоны Автотекста») в группе «Теги шаблона Microsoft Word документа „Коммерческое предложение“».

Путь к созданию шаблонов автотекста

Путь к созданию шаблонов автотекста

В открывшейся форме необходимо указать следующие данные:

• Наименование: внутреннее наименование создаваемого тега.
• Группа: заполняется автоматически.
• Автотекст: название переменной, которую необходимо указывать в тексте.
• Объект: документ, для которого будет использоваться тег. Именно из этого документа и формируются данные для подставления в переменную.
• Табличная часть: необходимо указать, если тег будет маркировать переменную в какой-либо из табличных частей объекта.
• Действие: указывается код на встроенном языке «1С:Предприятие». Код необходимо указывать из расчета, что он будет выполняться в контексте «Объекта» (документа).

Примечание: Для корректного заполнения данных по переменной в поле «Действие» необходимо иметь компетенции по программированию в среде «1С:Предприятие 8». Для отладки написанного кода в карточке тега расположена группа «Проверка выполнения действия». Гиперссылка  позволяет добавить реквизит в код действия, не прибегая при этом к его ручному написанию, что сокращает время разработки данного шаблона.

Создание шаблона автотекста

После того как все нужные теги будут созданы, необходимо открыть макет нужной печатной формы, и отредактировать его под пользователя. Либо сохранить стандартный макет на диск и отредактировать эту копию. Работа с макетами печатных форм описана ниже.

Внимание! Рекомендуется редактировать именно готовый шаблон, а не создавать новый файл. Это связано с тем, что в шаблоне также имеется готовая структура документа, в которую помещаются теги. При копировании только части этой структуры теги могут не отрабатывать.

Пример редактирования шаблона

Необходимо добавить в уже имеющемся шаблоне в правом верхнем углу вместо названия организации картинку. Ниже, после контактных сведений ответственного и перед адресом организации вставить название организации. (В doc-формате все теги прописываются с использованием знаков {}, пример — {v8 Организация}).

Редактирование шаблона «Коммерческое предложение» — планируемый формат

Далее необходимо произвести сохранение документа. Добавление печатной формы к документу «Коммерческое предложение» производится следующим образом. В разделе «Настройки — Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки» необходимо выбрать пункт «Макеты печатных форм».

Путь к справочнику «Макеты печатных форм»

Путь к справочнику «Макеты печатных форм»

В списке для создания макета печатной формы нажать кнопку «Добавить». В открывшейся форме в полях:

• Владелец макета: выбрать из предложенного списка значение «Документ.КоммерческоеПредложениеКлиенту».
• Путь к файлу: выбрать шаблон печатной формы, который ранее был отредактирован.
• Макет печатной формы: название подставится автоматически. Для наибольшего удобства в конце названия можно проставить обозначения, например «_ТД», чтобы знать, что это шаблон для данной организации.

Добавление нового макета в справочник «Макеты печатных форм»

В панели инструментов печатных форм при нажатии на пиктограмму  у пользователя появляется возможность копировать макет (диалоговое окно предложит задать наименование и выбрать путь к хранилищу файла, в котором необходимо его размещение),  — сохранить вновь созданный макет в файл. Для отредактированных вариантов макетов при нажатии на пиктограмму  появляется возможность использовать измененный макет, или  — использовать стандартный. Также при выборе  есть возможность удалить измененный макет и вернуться к стандартному.

Теперь для проверки необходимо открыть документ «Коммерческое предложение». Для этого необходимо перейти в раздел «Клиенты — Документы — Коммерческие предложения»  и открыть нужный.

Путь к справочнику «Коммерческие предложения»

В меню «Печать» необходимо выбрать добавленную ранее печатную форму (добавленные печатные формы располагаются внизу списка под чертой).

Выбор печатной формы в коммерческом предложении

После формирования печатной формы и ее открытия можно увидеть, что все указанные теги заполнились и картинка встроилась.

Отредактированный шаблон формата .doc

Реализация печатных форм в формате .html

Помимо макетов печатных форм в формате MS Word и OpenOffice, в решении есть возможность работы с макетами печатных форм документов формата HTML. Эти макеты работают на основе платформы «1С:Предприятие» и не требуют установки стороннего программного обеспечения. За счет этого фактора печать осуществляется быстрее. В состав решения уже входят готовые макеты, которые при необходимости можно изменить.

Добавление пустого HTML-шаблона и пользовательского автотекста

Для того, чтобы создать свой макет HTML-шаблона, необходимо добавить его в соответствующем справочнике (по аналогии с добавлением макета формата .doc).

Добавление пустого макета html-шаблона

Чтобы создать пустой шаблон, необходимо установить соответствующий маркер. При его выборе станет доступен еще один — «...формата А4» — если он будет выбран, то HTML-страница будет создана по ширине листа А4. В противном случае будет использоваться вся ширина окна.

После добавления шаблона он откроется во встроенном  в решение редакторе html-шаблонов, который позволит пользователю собрать его по своему усмотрению.

Рабочая область редактора HTML-шаблонов

В верхней панели рабочей области расположены следующие блоки инструментов:

•  — блок отображения. Предустановлен формат отображения в режиме редактирования. У пользователя есть возможность выбрать режим отображения в формате текста HTML, либо посмотреть форму в браузере.
•  — блок действий. Нажатие по соответствующим кнопкам приведёт к отмене или повторению предыдущего действия.
•  — блок вставки. Позволяет вставить рисунок из файла, гиперссылку, линию и таблицу. При двойном нажатии на рисунок откроется форма редактирования размера картинки.

Форма редактирования картинки

Вставка гиперссылки

Объект «Линия» можно использовать как разграничитель информации.

Вставка объекта «Линия»

При вставке табличной части откроется окно по настройке ее исходных параметров. Если будет выбран пункт «Это таблица для отображения табличной части», то будет создана таблица специального формата для вывода табличной части документа. Число строк будет 2 — заголовок табличной части и строка-шаблон с автотекстом для многострочной части. Также есть возможность указать ширину колонки в пикселях. Если 0, то ширина таблицы будет динамической и пропорциональной количеству колонок. При выборе пункта «Создать таблицу без рамок», созданная таблица будет отображаться в документе без видимых рамок.

Окно редактирования таблицы

— блок редактирования текста. Есть возможность выбрать отображение (жирный, курсив, подчеркнутый) и выравнивание (по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине).

При нажатии на пиктограмму  откроется блок инструментов дополнительного форматирования, в котором предусмотрены возможности выбора форматов заголовков, размера шрифтов, цвета и фона текста, его отступов, вида маркировки и индекса.

Блок инструментов «Дополнительное форматирование»

Также в структуру документа есть возможность добавления автотекста. Необходимо перейти по соответствующей ссылке, выбрать из предложенных, либо по нажатию на «Добавить автотекст», выбрать из расширенного списка. Его можно вставить в любое место в документе.

Добавление автотекста в структуру документа

Пример редактирования шаблона

Производится по аналогии редактирования шаблона формата .doc. Необходимо добавить в уже имеющемся шаблоне в правом верхнем углу вместо названия организации картинку. Ниже, после указания ответственного и перед телефоном ответственного вставить название организации. (В HTML-формате все теги прописываются с использованием знаков %, пример — %Организация%).

Редактирование шаблона «Коммерческое предложение» — планируемый формат

Далее необходимо произвести сохранение документа. Добавление печатной формы к документу «Коммерческое предложение» производится по аналогии с добавлением печатной формы формата .doc.

Добавление нового макета в справочник «Макеты печатных форм»

Для проверки необходимо открыть документ «Коммерческое предложение».

В меню «Печать» необходимо выбрать добавленную ранее печатную форму (добавленные печатные формы располагаются внизу списка под чертой).

Выбор печатной формы в коммерческом предложении

После формирования печатной формы и ее открытия можно увидеть, что коммерческое предложение выводится согласно внесенным правкам в HTML-редакторе.

Отредактированный шаблон формата .html

Пиктограмма  позволяет распечатать документ прямо из формы, — приступить к редактированию документа (для внесения финальных правок, которые были упущены из вида),  — отправить документ по электронной почте и в диалогах соответственно.

Печать Коммерческого предложения и Договора из Интереса

Возможность печати документов из Интереса упрощает и ускоряет работу менеджера. Нет необходимости оформлять коммерческое предложение в виде отдельного документа до заключения окончательных договоренностей с клиентом.

Для печати Коммерческого предложения необходимо в Интересе заполнить форму Товары и услуги:

Печать Коммерческого предложения клиенту из Интереса

На форме Интереса нажать Печать и выбрать один из четырех вариантов печати Коммерческого предложения:

Печать Коммерческого предложения клиенту из Интереса

Печать Коммерческого предложения клиенту из Интереса

Для того, чтобы распечатать Договор из Интереса с датой договора, необходимо, чтобы в форме Товары и услуги договор был указан. В противном случае, дата договора будет соответствовать текущей дате.

Внимание! Договор создается автоматически при создании клиента и подставляется по умолчанию в форму Товары и услуги. Если нет необходимости указывать договор — его можно просто стереть из формы Товары и услуги при помощи клавиш Shift+F4:

Печать Договора из Интереса

На форме Интереса нажать Печать и выбрать один из трех вариантов печати Договора:

Печать Договора из Интереса

Печать Договора из Интереса

Макеты печатных форм для печати Коммерческого предложения и Договора из Интереса выводятся по умолчанию: 4 макета для Коммерческого предложения и 3 макета для Договора. При этом существует возможность отключить неиспользуемые макеты и добавить свои макеты. Описание процесса создания макетов см. выше.

Внимание! В качестве Владельца макета в этом случае следует выбрать из предложенного списка значение «Документ.CRM_Интерес».